[محمد فرج الأصفر]

قبل أن تبدأ مشروعك عليك أولاً أن تفكر في الأهداف والتكلفة المتوقعة. كذا، على القائد الناجح أن يكون على مستوى توقّعات أعضاء الفريق عبر تصميم إطار عمل واضح يتضمن الأهداف المطلوبة خلال فترة زمنية واضحة وطرق الترقي والمكافأة. فما هي الخطوات السبع الضرورية لبناء فريق عمل ناجح؟

"التكاليف وتحديد الأهداف"، مُعادلة أساسية تشغل بال أصحاب ومديري المشاريع، الجديدة خصوصاً. وتزداد هذه المُعادلة تعقيداً عند تكوين فريق العمل، وخاصة بالشركات المُتخصصة في تقديم الخدمات، مثل الاستشارات المالية والتنموية أو الرعاية الصحية أو التعليم. فحسب دراسة مالية مصرية تستحوذ مصاريف فريق العمل بأغلب المشاريع الخدمية على قرابة 50% من المصروفات التشغيلية الشهرية. ويتجاوز دور الفريق في إنجاح المشروع هذه النسبة، باعتباره العمود الفقري للمشروع. وانطلاقاً من الدور الاستثنائي لفريق العمل في تحديد هوية مستقبل أي مشروع، توجهت "العربي الجديد" نحو وضع دليل من سبع خطوات، لبناء وإدارة فريق عمل ناجح عبر تقديم خلاصة خبرات المُتخصصين في الموارد البشرية.

1 -أهداف مشروعك بداية الطريق
تحديد حاجاتك من الموارد البشرية لن يكون على رأس جدول الأعمال، بل يتحدد بناءً على أهداف المشروع وميزانيته. وهو ما يشير إليه خبير الموارد البشرية المصري أحمد مُراد قائلاً إن فريق العمل يتم ترجمته إلى مصروفات ثم إلى أهداف ونتائج، وفي النهاية تتم مُقارنة أكلافهم بمقدار الإيرادات التي حققتها الشركة.

ويُضيف مُراد أنه ليس هناك مجال للعواطف أثناء اختبار المُرشحين لشغل الوظيفة، فهناك عناصر مُحددة تحكم عملية الاختيار. أولاً الخبرات والمهارات التي تحتاجها الشركة، هل تحتاج إلى خبرات طويلة أم خريجين جُدد، وهل ستركز على المهارات الإدارية والقدرة على التواصل مع العملاء، أم على المهام التنفيذية؟


2 -لا تنتظر طرح الأسئلة
الصفة الأغلب التي تسيطر على الفريق في بداية العمل هي الحماسة الشديدة التي تحتاج إلى توجيهها حتى تتحول إلى طاقات فعالة. ووسط هذه الحالة الحماسية يتخلل القلق نفوس الموظفين بإزاء مدى قدرتهم على التكيُّف مع الفريق الجديد. وهنا عليك توقع أن تستقبل الكثير من الأسئلة التي يطمح من خلالها الموظفون إلى معرفة أدوارهم بالتفصيل وطبيعة تنظيم علاقات العمل.

يقول مُراد إن على القائد الناجح أن يكون على مستوى توقّعات أعضاء الفريق عبر تصميم إطار عمل واضح يتضمن الأهداف المطلوبة خلال فترة زمنية واضحة والقواعد التنظيمية التي تحكُم العلاقات الوظيفية وطرق الترقي والمكافأة.

"الخطة الواضحة تؤدي إلى بناء ثقة الفريق والاستغلال الأمثل للطاقات. هذه الأجواء ستساعد الموظفين على بناء توقعات بشأن شكل المُنتج أو الأسلوب المناسب لتقديم الخدمة"، حسب خبير الموارد البشرية.

3 -قيّم خطتك قبل تقييم الفريق
قبل أن تبدأ تطبيق خطة العمل وتلقين الأدوار، عليك أن تكون على دراية كافية بطريقة القيادة التي تنوي تنفيذها والأسس التي تعتمد عليها ما بين التحفيز وتبديل الأدوار حسب طبيعة المهام.
ويوضح الباحث المغربي في الإدارة والتسويق محمد المُلهمي، أن تقييم خطة العمل ستكون مرهونة بمعرفة حجم قدرات وطموحات الفريق، لذا عليك تقييم أسلوب إدارة فريق العمل من حين لآخر، وتعديل المسار إذا لزم الأمر.


4 -إطار مرن للأدوار والمسؤوليات
قد يكون بديهياً أن يوزّع رئيس العمل المسؤوليات بدقة بين أطراف الفريق كافة، ولكن هذه الخطوة ليست بالسهولة التي يفترضها البعض، لأن في الأغلب، تقع الواجبات المؤثرة في سير العمل خارج نطاق التوصيف الوظيفي.

يلفت المُلهمي، على سبيل المثال، إلى وجود شركات تفتقر إلى شبكة اتصالات سريعة وفعالة بين فريق العمل لضمان تنفيذ المهام في الوقت المطلوب، وهنا قد تقع المسؤولية على عاتق بعض الموظفين الذين يتابعون أداء زملائهم من أجل البدء في تأدية الدور المطلوب منهم خلال إحدى مراحل تقديم الخدمة أو المُنتج.

من جهة أخرى، تُشير دراسة عن العلاقات الوظيفية، إلى أن نظام العمل يشبه كثيراً لعبة كرة القدم. فمن الأفضل أن تكون كل مسؤوليات أعضاء الفريق مُترابطة وتعتمد على بعضها البعض، لأن هذه الطريقة لا تشترط أن يكون كل الأطراف على قدر عالٍ من الموهبة والابتكار، ولكنها تعتمد على توظيف كل فرد في الموقع المناسب واكتساب ثقافة مكان العمل.
وحسب الدراسة، فإن هذه الطريقة تؤدي في الأغلب إلى مزيد من الالتزام لأن كل عضو يُدرك أن نتائج عمله ستؤثر على بقية أطراف المنظومة.

5 -علاقات العمل وحدها لا تكفي
"القادة الفاعلون لا تقتصر أدوارهم على توجيه المرؤوسين، إذ تقع على عاتقهم مهمة تحليل شخصية كل عضو بالفريق منذ اليوم الأول وبناء علاقات شخصية جيدة بين أعضاء الفريق"، يقول المُلهمي، الذي يؤكد إنه على الرغم من كون هذه المُهمة شاقة، غير أنها تُمكنك من تحديد الطريق الصحيح لاستخراج الطاقات الكامنة داخل الفريق.

ويُضيف أن أهمية هذه الخطوة تظهر بشدة عند وقوع الأزمات أو حدوث نقص مُفاجئ في عدد العاملين أو زيادة حجم الأعباء عليهم بصورة مُفاجئة أو سريعة. فالروابط الإنسانية المتينة تخلف نوعاً غير تقليدي من الانتماء يدفع الفريق إلى ابتكار الحلول وتحمُّل المشقة.



6 -للمكافأة أبواب مُتعددة
ليس هناك مجال للشك بأن المكافأة شرط أساسي للحفاظ على الرضا الوظيفي للفريق ومن ثم تنفيذ واجباتهم بكفاءة. ولكن ما يُميز مُديراً ناجحاً عن آخر هو كيفية تحديد نوع المكافأة.
"في الأغلب لن ينجح المُدير في هذه المهمة إلا إذا نجح في استيعاب شخصيات أعضاء الفريق وكذلك أبعاد خطة العمل"، وفقاً لمديرة الموارد البشرية بإحدى الشركات الإماراتية ميرفت الإسطاوي.

وتوضح الإسطاوي أن أول طريق المكافأة هو الإشادة الدائمة عند أداء الموظفين لواجباتهم الاعتيادية. والأهم هو طمأنة الموظفين بعدم نية الشركة التخلي عنهم.

أمّا أنواع المكافأة الأخرى حسب الإسطاوي، فتتحدّد حسب خطة وميزانية الشركة، فهي تبدأ بتصميم إطار واضح لفرص ومراحل الترقي الوظيفي، ثم تقديم المكافآت المالية تقديراً للأداء المُتميز، وتتدرج المكافأة مع مرور الوقت في إطار خطة تشمل حصول الموظفين على نسبة من الأرباح. وأخيراً تنفيذ برامج "أسهم المكافأة" التي تعتمد على منح أسهم بالشركة إلى فريق العمل. هذه الخطوة تحدث علامة فارقة في تاريخ الشركة بأكملها، لأن الموظفين يتحولون إلى مُساهمين ما يعني تأكيد انتمائهم والمشاركة في الأرباح والمخاطر.


7 -قصص النجاح على رأس التقييم
ربما لن يختلف اثنان على أهمية التقييم الدوري لنسب النجاح في تنفيذ الخطة، التي على أساسها تُدخل الشركة تعديلات على الخدمة وطرق التسويق والتسعير أيضاً. وفي إطار ذلك يتم تقييم أداء فريق العمل واتخاذ قرارات الترفيع الوظيفي وتصميم ميزانية جديدة لأكلاف الرواتب ونسبتها من إجمالي الأكلاف وحساب القيمة الإنتاجية للأجور.

"ولكن وسط كل هذه الحسابات، ينبغي ألا نغفل بناء ذاكرة مميزة تحفز العاملين على مواصلة العمل بجدية، عبر إبراز قصص النجاح بالشركة وتسويقها بين مجتمع الأعمال عبر شبكات التواصل الاجتماعي"، تقول خبيرة الموارد البشرية عن فلسفة تحفيز فريق العمل.\